Como organizar o arquivo de pastas suspensas

 Se você trabalha em casa, num home office; ou se trabalha em uma empresa, num escritório corporativo, com certeza já se deparou com algum...

 Se você trabalha em casa, num home office; ou se trabalha em uma empresa, num escritório corporativo, com certeza já se deparou com algum papel que precisa ser arquivado.
Algumas grandes empresas tem o setor de arquivologia, mas se esse não é o seu caso, você mesmo vai ter que guardar o bendito arquivo no lugar certo.
Geralmente, a gente vai juntando a papelada numa caixa de entrada, ou numa gaveta, ou mesmo num canto da mesa, certo? Aí chega aquele bendito dia em que você tem que dar um fim àquela bagunça e resolve procurar o local certo para guardá-la.
Seja um home office ou na empresa, o arquivo é o melhor lugar para guardar a papelada. Pode ser arquivo de pasta suspensa, pode ser um armário com pastas ou até mesmo uma estante com caixas organizadoras, mas em algum lugar ele vai ter de estar.
Hoje vou falar sobre os arquivos de pastas suspensas.
Esse aqui, ó!
Arquivo de pasta suspensa de metal
Existem vários formatos e tipos diferente desse arquivo para pasta suspensa e você pode escolher qualquer um deles que atenda o seu espaço do seu escritório.
Eu utilizo esse arquivo de metal mesmo, mas o meu tem duas gavetas e não quatro como esse da imagem. Sim, ele é feioso assim, cinza mesmo, mas o bom dele ser de metal é que ele aceita pintura com tinta esmalte e até mesmo contact, então, né? Virou arte!
Então, voltando ao seu papel desorganizado, vamos guardá-lo num arquivo desses.
O arquivo tem trilhos onde as pastas suspensas são penduradas. A vantagem deste tipo de arquivo é que ele permite guardar uma quantidade grande de pastas em uma única gaveta, em torno de 30 a 40 pastas, sendo assim, mesmo sendo feioso, ele garante um bom uso do espaço para arquivar documentos.
As pastas suspensas podem ser de papel ou de plástico.

Aqui vai a minha grande dica: Eu usei muito as de papel na empresa, pois eram muitos documentos para guardar, mas, em função disso, as pastas de papel não aguentavam muito tempo, e a cada movimentação com as pastas, de abrir e fechar as pastas elas iam cedendo e rasgando. Se você for usar um arquivo em que os papéis não serão manuseados diariamente, pode utilizar as pastas de papel para arquivar, mas, se você vai usar o arquivo para documentos que serão manuseados diariamente, invista um pouquinho mais e compre pastas de plástico. Além delas durarem muito mais, os documentos ficam mais conservados.
Depois de escolher qual tipo de pastas você vai usar, é hora de etiquetar.
As etiquetas mostram o que tem dentro da pasta.
Visor de pasta suspensa
 Graças a deus esses visores são vendidos separadamente e aos montes!
Porque o que mais se estraga são esses visores.
Vou te dizer que a parte mais chata é etiquetar tudo e manter organizado.
Primeiro, você destaca a etiqueta de papel uma da outra com cuidado para não rasgar. Escreve o título do que está dentro da pasta, por exemplo: Contas de Luz, Contas de Água, Telefone, Notas Ficais....
E depois, dobra ao meio, colocando dentro do plastiquinho transparente.
As abinhas você luta para colocar no corte da pasta suspensa, porque geralmente os cortes são menores que a etiqueta, ou o corte não está bem feito e você precisa abrir com um estilete. Ok, sem problemas!
Aqui vai outra dica: Depois de inserida a etiqueta na pasta, eu passo um durex fixando a etiqueta na pasta. Muitas vezes, quando você vai buscar a pasta dentro do arquivo, você localiza a pasta pelo nome da etiqueta e usa ela mesma para puxar a pasta para fora, e.... a etiqueta sai na sua mão e a pasta fica lá paradinha... Então, essa é a dica, cole a etiqueta na pasta para poder puxá-la sem ter de arrumar de novo outra etiqueta.  E não, isso não estraga a pasta. Se você precisar mudar o que estiver escrito na etiqueta,  usando a pasta de plástico não tem problema, o durex não passa cola para o plástico tanto da pasta quanto da etiqueta. Se estiver usando a pasta de papel, basta passar o estilete com cuidado para cortar o durex e soltar a etiqueta, e se você tirar a etiqueta e não soltar o durex, o papel vai se desprender uma camada e vai ficar "puxado". (deu pra entender?). E como eu disse, ainda bem que isso é vendido aos montes, porque a pasta você reaproveita quando for mudar o assunto do que está dentro dela, mas a etiqueta você terá de substituí-la, e como a gente puxa a pasta pela etiqueta, aí já viu, né?....
E ai, depois de colocar os nomes nas etiquetas, você me pergunta como organizar dentro do arquivo.
Isso vai depender muito de como será a sua organização, a utilização, e quem vai utilizar.
Se for somente você que vai utilizar o arquivo, é mais fácil de manter a organização que você colocar. Se outras pessoas forem utilizar o mesmo arquivo, aí a organização tende a ficar comprometida. Digo por experiência própria, cada vez que um colaborador novo ia arquivar alguma coisa nas pastas, a ordem ficava errada...
As pastas vêm com canaletas para o encaixe das etiquetas de forma sequencial, ou seja, você pode colocar as pastas uma após a outra e etiquetar em forma de escadinha, para ficar fácil a visualização. E ainda, você pode colorir as etiquetas por assunto, por exemplo: Rosa para documentos pessoais, Laranja para documentos dos filhos, Amarelho para documentos da casa... E assim vai...

Etiquetas alinhadas e assuntos separados por cores

Quando o arquivo está organizado por cores, assuntos e principalmente por ordem alfabética, fica muito mais fácil de se trabalhar e perde-se menos tempo procurando as pastas. Então, tome um tempinho e organize o seu arquivo com carinho para depois ganhar tempo ao arquivar os seus papéis.
Só afirmo que, se vários colaboradores forem usar o mesmo arquivo para guardar papéis, a ordem alfabética e a simetria das etiquetas podem ficar comprometidas. Sendo assim, é só adotar o que eu fiz numa empresa, coloque as etiquetas de forma que fiquem enfileiradas, uma atrás da outra, dessa forma o olhar percorre mais fácil ao procurar a pasta, e não necessariamente precisa estar em ordem alfabética. Funciona também. #ficadica

E depois de organizar o seu arquivo, é só seguir algumas dicas.

  • Uma cor pode funcionar na organização, mas se você tiver um número grande de categorias, use cores separadas para cada categoria. 
  • Certifique-se de comprar pastas de um tamanho apropriado, carta ou ofício, dependendo de suas necessidades. 
  • Certifique-se de que os visores das etiquetas são de plástico transparente ou compre-os separadamente, se necessário. 
  • Sempre compre mais do que o que você precisa agora. Desta forma, você não vai ter que correr à papelaria.
  •  Use apenas as pastas de arquivo suspenso e em cerca de um mês (se não menos) os papéis inseridos nelas vão começar a enrolar, ficar para baixo e acabar amassando. Isto irá acontecer tanto para quem está montando um arquivo na redação ou em sua casa; 
  • As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias; 
  •  Já que você pode codificar por cor os arquivos suspensos, é aconselhável que as subpastas de dentro estejam todas em uma só cor; 
  • Certifique-se de adquirir pastas de tamanho apropriado, carta ou ofício, de acordo com suas necessidades; 
  • Use etiquetas brancas e um pincel atômico preto com ponta média para etiquetar. 
  • Você também pode utilizar etiquetadoras eletrônicas, mais práticas e eficientes. 
  • Revise os arquivos quando eles estiverem muito grossos para serem manuseados ou a cada seis meses. 
  • As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias. 
E só para consta, nem todo arquivo de pasta suspensa precisa ser feio. Veja outros modelos de arquivo que podem se adequar à sua necessidade e à decoração do seu espaço de trabalho:


1 - Aramado para pasta suspensa na vertical
2 - Aramado para pasta suspensa horizontal
3 - Maleta-arquivo em plástico
4 - Arquivo aberto com rodízio
5 - Armário arquivo para pasta suspensa
6 - Armário de lata arquivo para pasta suspensa
7 - Armário de lata arquivo
8 - Suporte para pasta suspensa em acrílico transparente

Para a decoração, as sugestões 1, 2, 3 e 8 podem ficar aparentes, com aquelas pastas que você mais utiliza no dia a dia, sobre a bancada de trabalho
As sugestões 4 e 5 são móveis que podem fazer parte da decoração do escritório
As sugestões 6 e 7, por não terem características estéticas, devem ficar em um espaço reservado à parte de arquivos da empresa.


Fontes: Imagens google, pinterest, acervo pessoal, tetrix

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4 comentários

  1. Obrigado pelas dicas, ajudou bastante.

    Jorge Coiro
    coiroj@gmail.com

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  2. eu trabalho em um escritório de contabilidade e tenho varios clientes e gostaria de saber quais são os documento da empresa que se arquiva na pasta suspensa

    grata

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    1. me fala qual empresa vc trabalha pra eu nunca contratar.... kkkk pq se vc trbalha nume empresa de contabilidade e nao sabe quais documentos tem que se arquivar entao... ferrou!!!

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  3. Muito obrigada! Gostei das dicas das cores diferentes
    Aba

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